Email Task Management

Ticketing Lösung mit
Office 365

Effiziente Aufgabenverteilung per E-Mail für Facility, Mechaniker, Elektriker und IT-Teams mit Shared Mailboxen.

Eine innovative Lösung zur Aufgabenverteilung per E-Mail mit Shared Mailboxen für Facility, Mechaniker, Elektriker und IT-Teams.

Das Aufgabenmanagement ist eine zentrale Herausforderung für viele Unternehmen, insbesondere wenn Teams wie Facility Management, Mechaniker, Elektriker und IT-Abteilungen ihre Aufgaben effektiv priorisieren und koordinieren müssen. Oft scheint die Anschaffung eines Ticketsystems unvermeidlich. Doch mit Microsoft 365 Shared Mailboxen und Power Automate lassen sich unkomplizierte, automatisierte Prozesse einrichten, die eine strukturierte Aufgabenverwaltung ermöglichen – ganz ohne separate Software.

Vorteile der Shared-Mailbox-Lösung

1. Kosteneffizient: Keine Anschaffung neuer Software.
2. Einfachheit: Nutzung vorhandener Microsoft 365-Tools.
3. Flexibilität: Anpassbar an verschiedene Teamanforderungen.

Prozessübersicht: Effizientes Aufgabenmanagement

Hier ein detaillierter Ablaufplan, wie E-Mails als Grundlage für die Aufgabenverwaltung genutzt werden können:

1. Kommunikation mit dem Ticketersteller

• Eingang der Anfragen: Jede Abteilung (z. B. Facility, IT) hat eine eigene Shared Mailbox (z. B. facility@firma.de).
• Automatisierte Bestätigung: Mit Power Automate wird nach Eingang einer E-Mail automatisch eine Antwort an den Absender gesendet, um den Empfang zu bestätigen. Diese Nachricht enthält:
  • Die Ticketnummer (basierend auf einem eindeutigen Zeitstempel oder einer ID).
  • Informationen zum nächsten Schritt (z. B. „Ihr Anliegen wird in den nächsten 24 Stunden bearbeitet“).

2. Klassifizierung und Terminierung durch Teamleiter

• Automatische Aufgabenverteilung: Power Automate leitet die eingehenden E-Mails automatisch an die zuständigen Teamleiter weiter. Die Regeln können basierend auf Stichwörtern im Betreff oder der Absenderadresse eingerichtet werden (z. B. „Server“ geht an IT, „Klimaanlage“ an Facility).
• Klassifikation: Der Teamleiter klassifiziert die Anfrage und erstellt eine Aufgabe im Microsoft Planner oder Teams.
• Priorisierung und Terminierung: Der Teamleiter legt:
  • Dringlichkeit (hoch, mittel, niedrig) fest.
  • Zeitziele wie „bis Ende des Tages“, „innerhalb von 48 Stunden“.

3. Zeitziele und Benachrichtigungen

• Erinnerungen: Power Automate sendet automatische Erinnerungen an das zuständige Team, wenn:
  • Die Aufgabe 50 % der geplanten Bearbeitungszeit erreicht hat.
  • Die Deadline nähert (z. B. 2 Stunden vorher).
• Benachrichtigung an den Ticketersteller: Regelmäßige Updates per E-Mail halten den Ticketersteller auf dem Laufenden, z. B. „Ihre Anfrage wird aktuell bearbeitet“ oder „Ein Techniker ist beauftragt“.

4. Bearbeitung und Abschluss

• Bearbeitung: Das zuständige Team bearbeitet die Aufgabe und dokumentiert den Fortschritt direkt im Planner oder Teams. Wichtig: Der Ticketersteller benötigt hierfür keinen direkten Zugriff auf den Plan, da Fortschrittsupdates per E-Mail automatisiert erfolgen können.

  Automatische Mitgliedschaft mit Lesezugriff:

  • Power Automate kann so konfiguriert werden, dass der Ticketersteller automatisch als Mitglied des entsprechenden Plans mit Lesezugriff hinzugefügt wird. Dies ermöglicht:
    • Direkte Einsicht in den Fortschritt der Aufgabe.
    • Transparenz, ohne dass Teamleiter oder Mitglieder manuell Benachrichtigungen versenden müssen.
  • Einschränkungen: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass sensible Informationen im Plan nicht für externe Mitglieder sichtbar sind. Alternativ kann ein dedizierter Plan für externe Anfragen erstellt werden.
• Abschlussmeldung: Sobald die Arbeit abgeschlossen ist, wird automatisch eine Abschluss-E-Mail an den Ticketersteller gesendet, z. B. „Ihr Anliegen wurde erfolgreich bearbeitet.“ Dies ist über Power Automate mit einer einfachen Regel realisierbar, die auf den Status der Aufgabe reagiert.

5. Überwachung und Reporting

• Monitoring durch Teamleiter: Teamleiter haben in Planner eine Übersicht über alle offenen, in Bearbeitung befindlichen und abgeschlossenen Aufgaben.
• Berichte: Power Automate kann monatliche Berichte generieren, die z. B. Anzahl der Anfragen, Bearbeitungszeit und häufige Themen zeigen.

Ein Beispiel-Szenario

Ein Mitarbeiter meldet per E-Mail an facility@firma.de, dass eine Klimaanlage ausgefallen ist.

1. Die Anfrage wird automatisch an den Facility-Teamleiter weitergeleitet.
2. Der Teamleiter klassifiziert die Aufgabe als „Dringend“ und weist sie einem Techniker zu.
3. Der Techniker erhält eine Benachrichtigung mit den Details und der Deadline (z. B. 4 Stunden).
4. Der Ticketersteller wird automatisch als Mitglied mit Lesezugriff im Plan hinzugefügt und kann den Fortschritt einsehen.
5. Nach Abschluss der Reparatur wird eine E-Mail an den Mitarbeiter gesendet, die den erfolgreichen Abschluss meldet.

Fazit

Mit der Kombination aus Shared Mailboxen, Power Automate und Planner bietet Microsoft 365 eine leistungsfähige, kostengünstige Alternative zu teuren Ticketsystemen. Die Lösung ist flexibel, transparent und für Teams unterschiedlichster Größen und Aufgabenbereiche geeignet.

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